Scheduler Remoto - Coordinador de Citas

Vacante: Scheduler (Coordinador de Citas)

Ubicación: RemotoSalario:

Horario (EST):

• Lunes: 3:30 p.m. – 12:00 a.m.
• Martes: 11:45 p.m. – 8:30 a.m.
• Miércoles: 11:45 p.m. – 8:30 a.m.
• Jueves: Libre
• Viernes: Libre
• Sábado: 9:30 a.m. – 7:00 p.m.
• Domingo: 1:00 p.m. – 11:00 p.m.

Descripción del puesto

Un Scheduler (Coordinador de Citas) organiza y coordina citas para empleados, cuidadores, clientes, pacientes o personal de apoyo. Sus principales funciones incluyen planificar horarios semanales, determinar la duración de citas y gestionar llamadas entrantes y salientes relacionadas con reuniones o consultas.

Este rol es administrativo, no de servicio al cliente, y requiere una persona detallista, organizada y con excelentes habilidades de comunicación, capaz de manejar múltiples tareas simultáneamente y garantizar eficiencia en la gestión del tiempo.

Responsabilidades

• Atender llamadas entrantes y realizar llamadas salientes de manera profesional.
• Mantener comunicación constante con asociados y clientes para evaluar el servicio.
• Servir como enlace entre asociados y el Office Manager.
• Gestionar y mantener la agenda de entrevistas y reuniones, asegurando confirmaciones oportunas.
• Coordinar logística de entrevistas (reservas de salas, reuniones virtuales, materiales).
• Apoyar procesos de reclutamiento, contrataciones, orientaciones y acciones disciplinarias.
• Ajustar la agenda según cambios o conflictos.
• Coordinar entrevistas, evaluaciones y reuniones de seguimiento.
• Apoyar esfuerzos de ventas, marketing y relaciones públicas.
• Realizar tareas de nómina (verificación de hojas de tiempo, registros telefónicos, ingreso de datos).
• Mantener documentación actualizada de registros laborales y expedientes de personal.
• Cumplir funciones de on-call coordinator cuando sea necesario.
• Apoyar en tareas generales de oficina y funciones administrativas.

Requisitos y habilidades

• Inglés avanzado (90%+).
• INDISPENSABLE, conocimiento en BrightStar o ABS
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Organización y gestión del tiempo, con capacidad para manejar múltiples prioridades.
• Habilidades interpersonales para interactuar con candidatos, empleados y clientes.
• Manejo de software de programación y Microsoft Office Suite.
• Atención al detalle y precisión.
• Capacidad para manejar información sensible con confidencialidad.
• Sentido de urgencia y empatía.
• Habilidades de resolución de problemas y adaptabilidad.