Executive Assistant (VC)

Executive Assistant

Remuneración: Competitiva

Descripción del puesto:

Se busca una Asistente Ejecutiva para apoyar al CEO y al equipo de liderazgo en una amplia gama de funciones estratégicas y administrativas. Este rol requiere una organización excepcional, habilidades de comunicación sobresalientes y buen juicio para gestionar prioridades, garantizar una programación fluida y coordinar iniciativas clave del negocio. La persona ideal prospera en entornos dinámicos, anticipa necesidades antes de que surjan y demuestra discreción, profesionalismo y una mentalidad proactiva.

Responsabilidades:

1. Apoyo Ejecutivo

• Gestionar calendarios complejos, reuniones e itinerarios de viaje en múltiples zonas horarias.

• Priorizar solicitudes entrantes para asegurar un uso eficiente del tiempo del CEO.

• Redactar, editar y preparar correspondencia, presentaciones e informes para audiencias internas y externas.

• Mantener la confidencialidad en asuntos sensibles de negocio y personal.

2. Coordinación Estratégica

• Actuar como enlace entre el CEO y los jefes de departamento, asegurando el seguimiento de iniciativas clave.

• Apoyar la preparación de reuniones ejecutivas: compilar materiales, gestionar agendas, hacer seguimiento de tareas y registrar decisiones.

• Colaborar con los equipos de operaciones y finanzas para el seguimiento de indicadores clave (KPIs), presupuestos y hitos de proyectos.

3. Gestión de Agenda y Eventos

• Coordinar reuniones de junta directiva, sesiones de liderazgo, encuentros con inversionistas y eventos corporativos.

• Gestionar la logística de conferencias, presentaciones y visitas de clientes.

• Anticipar necesidades para cada compromiso (materiales de apoyo, investigación previa, documentación de seguimiento).

4. Gestión de Proyectos y Tareas

• Apoyar proyectos transversales como desarrollo de negocios, relaciones con clientes y planificación organizacional.

• Utilizar herramientas de gestión de tareas (Asana, ClickUp o Notion) para asegurar el cumplimiento de plazos.

• Identificar oportunidades para optimizar flujos de trabajo y mejorar la productividad ejecutiva.

5. Comunicación y Documentación

• Preparar resúmenes ejecutivos concisos y actualizaciones sobre iniciativas clave.

• Gestionar comunicaciones internas y externas en nombre del CEO cuando sea apropiado.

• Mantener sistemas organizados de archivo digital y físico para contratos, notas de reuniones y registros operativos.

Habilidades y Requisitos:

Requisitos Obligatorios

• Más de 5 años de experiencia apoyando a ejecutivos de alto nivel.

• Inglés C1

• Habilidades excepcionales de comunicación escrita y verbal.

• Capacidad demostrada para gestionar prioridades cambiantes y plazos ajustados.

• Dominio de Microsoft Office 365, Google Workspace y plataformas de programación (Outlook, Calendly).

• Discreción, buen juicio y capacidad para manejar información confidencial.

Requisitos Deseables

• Experiencia en entornos financieros, servicios profesionales o private equity.

• Experiencia en coordinación de proyectos u operaciones.

• Conocimiento práctico de CRM y herramientas de seguimiento de proyectos (HubSpot, Asana).